Porządki noworoczne. Przełom roku to moment, gdy w firmach czas na porządki i remanent. Jeśli masz biznes rękodzielniczy czy szyciowy, też jesteś zobligowana przeliczyć swój stan magazynu. Remanent – słowo, którego nikt nie lubi, żmudna praca, zwłaszcza gdy na bieżąco nie kontrolujesz, jakie materiały kupiłaś, a jakie już zostały użyte do stworzenia produktu, który sprzedałaś. Tak, wiem, powiesz mi, że na bieżąco jest tyle pracy, że nie ma na to czasu. A tak naprawdę to zajęcie na kilka minut dziennie, dzięki którym masz wszystkie cyfry pod ręką i możesz rozpisywać plany na nowy rok.
Samo spisanie stanu magazynowego to nie jedyne, co warto zrobić, zanim zaplanujesz działania w swojej firmie. Warto przeprowadzić analizę 5 obszarów, które po kolei Ci przedstawię.
1. Uporządkuj pracownię.
Remanent – oprócz tego, że jest obligatoryjny, gdy prowadzisz firmę produkcyjną, to świetny pretekst – by zrobić porządki w pracowni. Policz materiały (np. pomierz tkaniny, policz nici, surowce i półprodukty np. koraliki, serwetki do decoupage itd.). Wprowadź wszystko do arkusza Excel nie tylko po to, żeby wiedzieć, jaką mają wartość, ale także dlatego, by było to twoim podręcznym spisem magazynu. Będziesz wiedzieć, ile czego masz, czy na dane zlecenie wystarczy materiału, czy musisz coś dokupić.
Dodatkowo wyznacz sobie pudełko lub karton, w którym wylądują np. ścinki tkanin, pojedyncze koraliki bez pary czy też inne surowce. Pogrupuj je na takie, których jeszcze da się użyć i takie, których nie wykorzystasz. Zanim je wyrzucisz, możesz zapytać np. w pobliskim przedszkolu lub szkole, czy nie chcieliby ich do prac plastycznych. Jeśli nie, wyrzuć. Nie trzymaj ich w nieskończoność. Te, które jeszcze da się użyć, trzymaj w przeznaczonym do tego pudełku.
Sprawdź także, których materiałów (tkanin, sznurków itd.) dawno nie używałaś i zastanów się, czy będą Ci potrzebne. Jeśli nie, to zrób zdjęcia, przebierz i wystaw na bazarku lub grupie poświęconej twojej dziedzinie rękodzielniczej i sprzedaj. Nawet jeśli będzie to cena niższa od zakupowej, to odzyskasz część pieniędzy. Inaczej będziesz „mrozić pieniądze” w niepotrzebnych zapasach. Tkaniny możesz także przekazać w grupach, które szyją charytatywnie dla innych, jak grupa Tęczowy kocyk (szyją rożki i ubranka dla wcześniaków), czy grupy szyjące poduszki, czy chusty dla kobiet i dzieci z chorobami nowotworowymi.
2. Zrób porządek w asortymencie.
Czy zdarzało Ci się, że w ciągu roku przyjmowałaś zlecenia, które źle wyceniłaś, bo wykonałaś coś nowego, coś, czego właściwie wcześniej nie robiłaś i zajęło Ci to więcej czasu niż oszacowałaś? Być może są takie produkty, które wykonujesz niechętnie? Koniec roku to dobry moment, by przyjrzeć się temu, jakie produkty wykonywałaś.
Przejrzyj zamówienia. Zobacz, co najczęściej klienci u Ciebie kupowali i w nowym roku postaw właśnie na te produkty. To one będą tym, w czym powinnaś się wyspecjalizować, bo to jest twoja nisza i na tych produktach najlepiej zarabiasz. Nie musisz mieć w swojej ofercie produktów, których wykonywałaś najmniej lub takich, które wykonujesz niechętnie, nie czujesz się w nich mocna i poświęcasz im za dużo czasu. Jakie to są produkty? Podam Ci przykład z mojego początku prowadzenia firmy. Wtedy przyjmowałam zamówienia indywidualne i szyłam zupełnie nowe produkty, np. poduszka w kształcie zegara, co wymagało ode mnie zrobienia projektu od zera i uszycia. Do tego dochodziło zamawianie tkanin, z których na co dzień nie szyję, a które potem zostawały w pracowni. Poza tym, sugerując się innymi firmami z branży dziecięcej, naprodukowałam całą masę pościeli, ochraniaczy, a sprzedawały się bardzo rzadko, głównie w całych zestawach wyprawek. Zrobiłam po roku analizę i wycofałam je, ponieważ 80% sprzedawanych u mnie produktów to były kocyki i pluszaki.
Sporządź listę najlepszych produktów i w nowym roku zastanów się, jak możesz rozbudować ich asortyment. Jeśli sprzedajesz ubrania dla dzieci i największy zbyt mają spódniczki, pomyśl o tworzeniu sezonowych kolekcji albo najbardziej chwytliwy krój różnicuj dodatkiem, np. kokardą czy innym elementem, dzięki czemu będziesz zaskakiwać nowościami, ale nadal w najlepszej kategorii produktu.
3. Przeanalizuj ceny.
Czy masz arkusz w Excelu, gdzie dokładnie policzyłaś cenę produktu, biorąc pod uwagę koszt materiałów, koszty produkcji, amortyzację, podatek, marżę? Gdyby zgłosiła się firma zewnętrzna, która chciałaby dostać od Ciebie ofertę hurtową, to czy przy odjęciu 30%, które zazwyczaj na Twoich produktach ta firma zarobi, zostanie Ci część marży? Jeśli okaże się, że zostanie Ci kwota mniejsza niż koszt materiału i produkcji, to znaczy, że Twoja cena była za niska. Nigdy nie podawaj ceny z kapelusza ani nie rzucaj się na nowy produkt, dopóki nie masz wystarczających danych. I jeśli nie masz jeszcze odpowiednich arkuszy obliczeniowych, najwyższa pora je zrobić.
W jaki sposób obliczyć koszty?
Ponownie podam Ci przykład z pracowni. W moim arkuszu znajdują się kolejne rubryki:
– nazwa produktu/ wymiar/ cena minky × wymiar/ cena bawełny × wymiar/ cena velvetu × wymiar (tutaj wpisuję tylko w tych rubrykach, z których jest uszyty produkt)/ cena wypełnienia × wymiar/ waga kulki silikonowej × cena kulki/ czas produkcji/ stawka roboczogodziny × czas produkcji/ suma kosztów produkcji/ marża/ podatek (jeśli jesteś VAT-owcem lub jego część, jeśli nie jesteś)/ cena sprzedaży.
Podatek VAT – nawet jeśli nie jesteś na Vacie, to warto choć część tej kwoty zawrzeć w cenie, bo gdy przyjdzie Ci przejść na VAT, nie zaskoczysz klienta drastyczną zmianą cen. Czas roboczogodziny możesz wziąć: przeliczając z kwoty pensji (pamiętaj tylko, że nie mówimy tu o kwotach 20 tys. złotych, tylko bazujemy na średniej krajowej lub pensji minimalnej – tak, jakby pracę wykonywał pracownik, a nie szef ?). Marża – to już twój indywidualny procent, jaki chcesz dodać do ceny. Sprawdź każdy produkt i popraw te ceny, które były niedoszacowane. Jeśli musisz podnieść wiele cen, uprzedź klientów. Możesz też zrobić kilka dni promocji, dzięki czemu będą mieli szansę kupić produkty w poprzedniej lub nieco niższej cenie.
4. Przeanalizuj liczby w mediach społecznościowych.
Jeśli prowadzisz swój profil na Facebooku (fanpage), Instagramie, Pintereście lub na innych portalach społecznościowych, zajrzyj w statystyki i sprawdź:
– Ile osób (fani/obserwujący) przybyło na Twoją stronę w ciągu roku?
– Ile dzięki nim zyskałaś klientów i skąd przyszli, czyli źródło ruchu na stronie sklepu (to możesz sprawdzić dzięki analizie rozmów z Messengera lub z odpowiednich statystyk w panelu sklepu internetowego, jeśli go masz, albo za pomocą Google Analytics).
– Ile masz osób na liście mailingowej i o ile więcej niż w roku poprzednim.
Dodatkowo, już nie w mediach społecznościowych, ale w Twojej dokumentacji, możesz przeliczyć liczbę wystawionych faktur w całym roku i porównać z rokiem ubiegłym lub zestawić kwoty przychodu i dochodu. Jeśli dopiero rozpoczęłaś działalność w 2018, zapisz sobie te liczby. Przydadzą się w kolejnym roku.
5. Zachowania klientów.
Zastanów się także, na co najlepiej reagowali Twoi klienci, co lubią oglądać i czytać w Twoich mediach społecznościowych, czy lubią dostawać gratisy? Co sprawia, że wracają? Czy lubią bezpośredni kontakt telefoniczny? Promocje, reklamy? Czy dajesz im bony rabatowe na kolejny zakup i z nich korzystają? To ważne dane, które na przyszłość pomogą Ci ulepszyć obsługę klienta, zwłaszcza po zakupie pierwszego produktu. Pytaj o opinie, proś o wystawienie komentarza, polecenia, zdjęcia, odpowiadaj na komentarze. Dobry kontakt z klientem punktuje w przyszłości tym, że wróci albo poleci Cię innym.
Wszystkie wspomniane przeze mnie działania mają na celu pokazać Ci i uzmysłowić, co w ciągu roku robiłaś świetnie, a gdzie są obszary, które wymagają ulepszeń. Plusy podsumowań na koniec roku to: porządek w pracowni, możliwe dodatkowe pieniądze ze sprzedaży materiałów produkcyjnych, nowa, lepsza oferta cenowa i większa wiedza o swoich klientach. W analizie liczb zobaczysz też czarno na białym, czy Twoja firma się rozwija
Porządki noworoczne – podsumowanie
Na koniec dam Ci małą wskazówkę – wypisuj wszystko na bieżąco. Dolicz kilka minut do Twojego planu pracy na spisywanie tego, czego używasz i kupujesz, i kwartalnie sprawdzaj całość, a zmiany w liczbach (followersi, faktury, kwoty) notuj z początkiem każdego miesiąca. Dzięki temu zaoszczędzisz czas w kolejnym roku i następne porządki noworoczne zrobisz dużo szybciej ?
Zostawiam Ci checklistę wszystkich punktów wartych analizy. Niech pomoże Ci przygotować się do podboju rynków w 2019 roku ?
P.S. Jesteś ciekawa w jaki sposób możesz zaplanować sobie pracę w biznesie kreatywnym? Sprawdź wpis: Trudne początki- jak dobrze zaplanować pracę we własnej firmie
Najnowsze komentarze