Masz, to! Udało się!

Zaczynasz pracę, o której długo myślałaś i zmieniasz swoje życie. Stajesz się sama sobie szefem. Pracujesz, kiedy chcesz. Masz wizję, że teraz będzie spokojniej, a Ty dasz radę robić wszystko, pracować tak jak lubisz, zajmować się dziećmi, mieć dla nich czas i ogarnięty dom. Co więcej, nie musisz w końcu zakładać szpilek i koszuli do pracy. Ale ulga. Nikt Cię nie pogoni za dres w dziennym outficie. Nastaje nowe, fajniejsze dzisiaj. Ale nagle okazuje się, że doba jest o kilka godzin za krótka. Nie wysypiasz się, ciągle się spieszysz, nie możesz z niczym zdążyć i czujesz się przytłoczona nadmiarem obowiązków. A miało być tak pięknie… Co jest grane?

Po pierwsze, nie panikuj.

Do tej pory miałaś szefa lub nie, jeśli własna działalność gospodarcza to Twoja pierwsza praca. Wcześniej ktoś wyznaczał Ci zadania, załatwiał wszystkie sprawy formalno-administracyjne (płacił ZUS, podatki i zajmował się całą resztą, która jest niezbędna do istnienia firmy). Ty wykonywałaś pracę, o resztę nie musiałaś się martwić. Teraz wszystko się zmienia.

Gdy przechodzisz na własną działalność, w gratisie masz szybki kurs samodzielności i zarządzania. Nie ma nikogo, kto pogoni, gdy się spóźniasz, co najwyżej może być to klient, a tu już jest gorzej, bo ryzykujesz tym, że się do Ciebie zrazi. Na nowo uczysz się ogarniać rzeczywistość. Teraz Ty ustalasz zasady, czas pracy, zarządzasz zadaniami, ale jeśli jesteś firmą jednoosobową, to tak naprawdę jesteś wielo-etatowcem. Inaczej mówiąc, zajmujesz się kontaktami z klientem, zarządzaniem, produkcją, wysyłką, wstawianiem produktów do sklepu (jeśli takowy masz w sieci), pisaniem postów w social mediach, wystawianiem faktur… uff, sporo tego. Nic dziwnego, że na początku nie wiesz, jak to wszystko pogodzić. A do tego masz jeszcze dom, dzieci, męża… Wszyscy cieszą się, że będziesz mieć więcej czasu, a tymczasem okazuje się, że masz go dużo mniej. Musisz dobrze się zastanowić, jak poukładać swój plan pracy, by nie wykończyć się i nie wypalić na starcie.

Praca u siebie miała być rajem, a wydaje się daleka od ideału, gdy nie wiesz, jak ją ułożyć. Przeszkodą może być też miejsce.

Bardzo często jest tak, że świadomie wybieramy pracę w domu. Rozpoczynając działalność, nie zawsze mamy odłożone fundusze na wynajem, nie mówiąc o kredycie na zakup nieruchomości. Czasem jest to też okres przejściowy, zanim nie zwiększy się liczba stałych klientów. Praca w domowym biurze ma wiele zalet, zaczynając od tego, że nie musisz nigdzie wychodzić w pełnej gali i makijażu. Ba, w ogóle nie musisz wychodzić. Wszystko masz na miejscu. Po prostu wstajesz, jesz śniadanie i siadasz do swoich zadań. Jest jeden haczyk, a nawet dwa.

Pierwszy to kuszenie przez domowe obowiązki. Nie możesz przejść obojętnie obok brudnych garów w zlewie, na szybko wstawiłaś pranie, więc równie ekspresowo je rozwiesisz, bo przecież to, co zajmuje mniej niż 2 minuty, należy zrobić od razu wg złotej zasady zarządzania czasem. Kolejne dwie minuty, bo tylko pościelisz łóżko i z tych zadań dwuminutowych robi się godzina lub więcej. I wszystko zaczyna się rozjeżdżać, a broń Boże, się zmęczysz, to odechciewa Ci się pracować. Jeśli lubisz pracować w czystym domu, nie będzie Ci lekko. Musisz nauczyć się nie widzieć tych wszystkich leżących rzeczy nie na swoim miejscu i powtarzać sobie jak mantrę: „Zrobię to po pracy”.

Drugi haczyk, bardzo podobny, ale w kontekście presji rodziny. Nie każdy potrafi zrozumieć, że praca w domu powinna odbywać się na takich samych zasadach jak praca „na mieście”. Bo skoro jesteś w domu, to przecież możesz zrobić sobie przerwę na sprzątanie, odebrać dzieci, zrobić zakupy, no bo „siedzisz w domu” (hasło, którego wręcz nienawidzę). No bo przecież, co Ty masz w domu do roboty, pracę możesz ustawiać, kiedy chcesz. Jak nie teraz, to sobie wieczorem odbijesz i nadrobisz. Ale czy Ty tak chcesz? Czy chcesz poświęcać wieczory na to, by pracować?

Sama borykałam się z wszystkimi problemami, o których wspomniałam. Zajęło mi sporo czasu, by nauczyć się trzymać pewnych zasad, które dziś pomagają mi nie rozpraszać się, by nie gubić czasu w natłoku zadań, umieć rozłożyć pracę i nauczyć domowników, że praca w domu jest jak ta poza nim i nie jesteś na każde zawołanie. Jasne, że są momenty, gdy to nie wychodzi, ale dzięki temu, że wiem, co robić, gdy jest awaryjna sytuacja, w dalszym ciągu jestem w stanie, w mniejszym lub większym stopniu, zapanować nad chaosem. Podpowiem Ci, jak to zrobić. Najważniejszy jest dobrze rozplanowany grafik, czyli wyznaczenie czasu pracy i bloków na różne zadania. Jak go po kolei ustalić:

1. Realnie zastanów się, ile godzin możesz przeznaczyć na pracę każdego dnia. Może słyszałaś, że praca u siebie, to praca non stop z kawą podawaną dożylnie. Zupełnie nie tak to ma wyglądać, choć zdarza się, że na początku nastawiamy się na wzmożoną pracę, bo trzeba zapewnić sobie płynność przychodów. Nawet jeśli nie masz rodziny, to też nie jest powód, by pracować 12 i więcej godzin na dobę. Jeśli masz dzieci i obowiązki domowe, możliwe, że realny czas na pracę to będzie nie 8 godzin, ale 6, lub każdego dnia może to być inny czas.

                Sprawdź rozkład każdego dnia tygodnia, w jakich godzinach dzieci są w szkole czy przedszkolu i oszacuj czas, w którym skupisz się tylko na zadaniach biznesowych. Rozpisz to, dla przykładu u mnie wygląda to tak:

                                      poniedziałek 8.00–13.00 (5 h),

                                     wtorek 8.00–13.00 (5 h),

                                    środa-piątek 8.00–14.00 (6 h, razem 18 h),

                                   czyli w sumie 28 h w dni robocze.

 

W wakacje, gdy moje dzieci nie chodziły do szkoły, pracowałam od 5.00 do 8.00, ten czas poświęcałam na wszelkie czynności związane z pracą przed komputerem lub takie, przy których nie używałam maszyny, a potem od 10.00 do 12.00, gdy dzieci były po śniadaniu i oglądały bajkę oraz po południu od 17.00 do 19.00, gdy mój mąż był w domu. Ten system całkiem dobrze się sprawdzał i pytając koleżanki po fachu, wiem, że część z nich również korzysta z tych porannych godzin, gdy cały dom jeszcze śpi i jest cisza. Wtedy najlepiej się skupić.

               Zastanów się też, czy w weekendy chcesz odciąć się od pracy, czy na przykład zaplanować posty, zrobić coś mniej angażującego, ale równie ważnego. To też praca, więc dolicz ten czas. Masz już pierwsze wytyczne do swojego grafiku.

 

2. Spisz na kartce wszystkie zadania, które masz do wykonania. Nie chodzi mi o to, jakie masz dokładnie zlecenia. Chodzi mi o czynności, np. robienie zdjęć, obróbka, wstawianie produktów na stronę, produkcja zamówień, pisanie postów, wysyłka, pakowanie, faktury itd.

Pomyśl, jaki czas jest Ci potrzebny na wykonanie tych czynności i czy zajmujesz się nimi codziennie, czy możesz konkretny dzień w tygodniu przeznaczyć na dane zadania.

Posty w mediach społecznościowych możesz zaplanować wcześniej. Jeśli masz gotowe zdjęcia, wiesz, ile postów chcesz publikować, zaplanuj na to czas (np. 2 h jednego dnia). Jeśli wysyłki robisz codziennie, zostaw sobie ok. godziny na wypisanie blankietów pocztowych czy etykiet dla kuriera i pakowanie. Jeśli nie wysyłasz dużo paczek, zaplanuj, że będziesz to robić dwa razy w tygodniu, np. w środę i w piątek. Poinformuj o tym klientów lub pisz, jaki czas potrzebujesz na wykonanie i wysyłkę produktów. Tak samo zaplanuj zdjęcia i ich obróbkę, faktury i inne czynności.

Na przykład ja podzieliłam sobie tydzień na dni, gdy skupiam się na różnych zadaniach. W piątki drukuję faktury i płacę rachunki, w poniedziałek zajmuję się zdjęciami i ich obróbką. Nie zajmuje mi to całego dnia, ale przykładowo wpisuję w grafik 2 godziny, pozostały czas, który mam do dyspozycji to produkcja plus co drugi dzień nadaję paczki. Posty częściowo planuję, zostawiam na to godzinę w weekendy, czasem piszę je spontanicznie. Jednak staram się poświęcać na wgląd w media społecznościowe maksymalnie 15–20 min. w ciągu dnia.

Co jest też ważne, jeśli tworzysz konkretne produkty i wprowadzasz nowe, czas na produkcję podziel na ten, gdy będziesz realizować zlecenia i taki, gdy zajmujesz się kreacją nowego (np. 1/3 czasu produkcyjnego). Inaczej zatracisz się tylko w samych zamówieniach.

 

3. Zachowaj zdrowe proporcje.

Tutaj kryją się dwie sprawy – proporcje czasowe w relacji z klientami i rodziną.

W pierwszym przypadku chodzi o to, byś jasno określiła, kiedy klienci mogą się z Tobą kontaktować. Nawet jeśli Cię korci, by odpisać na maila o 23.00 albo na wiadomość na FB, bo akurat z braku laku zajrzałaś, nie rób tego. Przyzwyczaisz ich, że jesteś dostępna 24 h/7 i nie dadzą Ci spokoju. Mało tego. Będą mieć pretensje, że nie odpisujesz od razu, gdy po raz kolejny ktoś napisze do Ciebie w sobotę o 23.49.

W kontekście rodziny, daj mężowi i dzieciom, jeśli są już na tyle duże, jasno do zrozumienia, że w danych godzinach pracujesz i mają ten czas traktować tak, jakby Cię nie było. Nie będziesz wtedy przybiegać na „mamoooo” i ratować lalki, misie czy szykować coś do jedzenia. A mąż musi wiedzieć, że w pracy nie odkurzasz ani nie zmywasz, czy też nie wieszasz prania, tak samo jak on nie zabiera do pracy garnków.

Godziny, gdy poświęcasz się pracy, to powinien być czas, gdy maksymalnie się skupiasz, by jak najefektywniej wykonać zaplanowane zadania. Wyłącz powiadomienia w telefonie, wycisz dźwięki, nie musisz odbierać sześciu telefonów od koleżanek, które dzwonią, bo akurat im się nudzi. Nie pisz na Messengerze, bo każde rozproszenie uwagi kosztuje Cię kilka minut, by wrócić do miejsca, w którym przerwałaś. Możesz zakomunikować wszystkim Twoim najbliższym, by nie przeszkadzali Ci i dzwonili lub pisali po południu, bo wcześniej nie odbierzesz. I rzeczywiście nie odbieraj.

 

4. Równowaga to też zadbanie o odpoczynek. Nikt z nas nie jest maszyną. Jeśli czujesz zmęczenie, nie podładujesz akumulatorów ani nie wymienisz baterii w inny sposób, jak dbając o odpoczynek, relaks i odpowiednią ilość snu.

               Jeśli w dzień pracujesz minimum 6 godzin, oprócz tego kolejne 2–3 godziny zajmujesz się  domem, spędzasz czas z dziećmi, ale zapominasz o sobie, szybko zabraknie Ci sił. Musisz znaleźć codziennie chociaż 30 minut dla siebie. Może to być czas na kąpiel, drobne kosmetyczne zabiegi, czy chociaż chwila z książką.

Zdarzało mi się, że w okresach wzmożonej liczby zamówień (np. czas przedświąteczny) pracowałam też wieczorami od 20.00 do nawet 1.00 w nocy, a rano jak zawsze wstawałam o 6.30. Z powodu braku odpowiedniej ilości snu i odpoczynku w tygodniu czułam się wykończona. Przy dłuższym trybie takiego funkcjonowania byłam coraz bardziej podenerwowana, miałam huśtawki nastroju, brakowało mi siły i nie miałam ochoty bawić się z dziećmi. Do tego doszły wyrzuty sumienia, że jestem wyrodną matką, że nie mam nic z życia, tylko praca, dom i nic więcej. Z mężem też się mijałam, gdy on wracał, ja znów siadałam do pracy, a gdy kończyłam, wszyscy już spali. Do tego doszły problemy ze zdrowiem. Zmęczenie dawało mi się we znaki łapaniem infekcji, nie wspominając o problemach ze skórą.

Teraz wyznaję zasadę, że robię tak, by wieczorem nie pracować. Jeśli muszę nadrobić, lub jakieś okoliczności spowodowały, że w danym dniu nie udało się pracować tyle, ile chciałam, to staram się to robić rozsądnie. Nie pracuję dłużej niż do 22.00 i są to pojedyncze odstępstwa od reguły wolnych wieczorów. Staram się sypiać minimum 7 godzin. Podczas pracy pilnuję, by mieć zawsze blisko butelkę wody oraz robię co 2 godziny chwilę przerwy na coś do zjedzenia. Łatwo zatracić się w pracy i przegłodzić, a to bardzo osłabia organizm. Pamiętaj, by zadbać także o swoją kondycję fizyczną. Jeśli dużo siedzisz, postaraj się robić co pół godziny kilka minut przerwy, pochodzić, porozciągać się i regularnie uprawiaj sport. Nie musisz być fit babką i super sportowcem wyczynowcem. Nawet półgodzinny spacer pomoże Ci się dotlenić i zapewnić minimalną dawkę ruchu.

Rada na koniec – nie zamykaj się w czterech ścianach. Gdy pracujesz w domu, nie mając częstego kontaktu z ludźmi, nie zaniedbuj spotkań z rodziną i przyjaciółmi. To drobne przyjemności, chwila rozmowy, wypad do kina czy zwykła kawa budują Cię, dają siłę i są balsamem dla duszy.

Mam dla Ciebie jeszcze dwa małe prezent. Tutaj możesz pobrać PDF z tygodniowym rozkładem pracy. A tutaj ćwiczenia do stworzenia Twojego harmonogramu pracy. Rozpiszesz w nim zadania i stworzysz listę najważniejszych rzeczy do zrobienia. Niech będą Ci pomocne!